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事務職とは何か?

  • 書類作成
  • データ入力、整理
  • 電話対応
  • 接客
  • 書類の整理(ファイリング)

いわば総合職のような気もする。

職種によってもさまざまなカテゴリが存在します。

  • 一般事務
  • 営業事務
  • 経理事務
  • 総務事務
  • 人事事務(労務事務)
  • 法律事務
  • 貿易事務
  • 学校事務(大学等)
  • 医療事務

そもそも「事務」というカテゴリは、職種名。

企業においては、必要不可欠な存在。

主に女性の職場というイメージが浸透している。

事務仕事と言えば、以下のようなイメージが強い。

  • 単純作業
  • 他の仕事よりも帰宅時間がコントロールしやすい
  • パート、アルバイトがいる
  • 人の出入りが激しい
  • 専門的なスキルが必要ない
  • 知識や経験、資格が不要

但し、これは事務職のごく一部を切り取った表現でしかない。

実際に事務職に転職を希望する人は、何を意識しておけばいいのか?

どんな仕事があるのか?

退職理由に多い対象の悩みは該当しないのか?

そもそも生活ができるレベルの月収や年収が確保できるのか・

まずは職種に対する理解を深めることが大切です。

今回の記事では、事務職とは何かについて、以下の目次で解説しています。

事務職とは、企業の窓口でありサポート役

事務職の仕事内容|経験を活かす分野とは?

事務職に必要なスキル

キャリアアドバイザーを使うべきでない理由


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事務職とは、企業の窓口でありサポート役

事務職とは

事務職とは、簡単にいえば、主に机上で職務を行う職業の俗称。

別の言い方をするなら、デスクワーク職を意味します。

事務職の存在価値

事務職の存在価値

事務職は、なぜ必要なのでしょうか?

わかりやすいのが、以下のような考え方。

  • 人材一人ひとりの仕事を分散するため
  • 職種ごとに知るべき情報を細分化するため

営業、作業員等の社外に出る人間の仕事の負担を軽減することが主な役割になっています。

仕事内容1.書類作成

書類作成

事務職の仕事内容は、主に書類作成と処理。

具体的には、

  • 日報、月次などの報告書
  • 見積書
  • 納品書
  • 請求書
  • 契約書
  • 決算書
  • 各種分野ごとの専門の書類の作成

経理や人事など部署ごとに、さまざまな書類が存在します。給与明細や退職届、離職票の手続き等も関係します。

仕事内容2.書類整理

書類整理

書類整理をペーパーレス化が進むからこそ以下のような作業が多い。

  • スキャナーを用いたクラウドサービスでのファイル保管
  • データファイルのカテゴリ分け

書類を数ヶ月間は、すぐに表に出せるようにクリアファイルやバインダーに収める会社もあります。

所定の場所に収める時にも、

  • 書類の種類
  • 作成日
  • 更新日
  • 優先順位

等を考慮して、他の人がいつでも見やすい環境を整えるスキルが求められているのです。

仕事内容3.データ入力

データ入力

近年は、手書きによる書類作成はかなり削減されています。

主には、「データ入力」における仕事が大半になってきている。

事務職でも販売、営業に関わる業務には以下のような仕事が代表的。

  • 社員の外出時のデータ受信、送信
  • 会議資料の作成、とりまとめ
  • 電話による情報収集のとりまとめ
  • 打合せや社外、社内の文書の作成
  • 法人の顧客情報となる住所、氏名等の入力
  • 小路向け商品の売り上げや商品の在庫数、発送データ、個人情報の入力
  • 価格変動等の対応

このように、複数の仕事が存在します。

中小企業でも大企業でもオフィスに1人は事務員がいる。

この場合は、社員の勤怠管理や社会保険加入等の手続き上の書類も作成しているk十が多い。

仕事内容4.窓口対応(電話、来客)

窓口対応(来店者対応)

営業事務所、営業所等に配属された時には、来店される顧客の対応に追われることも多い。

具体的には、

  • 最初の挨拶から待合への誘導
  • 顧客管理シートの記入の案内
  • お茶出し

自分の仕事以外の顧客対応の仕事が多くなる職場もあります。

仕事内容5.雑用

雑用

一般的に、誰がやると決められた仕事はない。

しかし、それぞれの業務をこなすことが優先される。

結果的に以下のような仕事も事務に押し付けられる傾向もある。

  • 郵便局での切手やはがきの買い出し作業
  • イベント告知などの店内ディスプレイ交換
  • 日用品の買い出しや補充
  • 備品の発注や注文、納品されたものの管理

こうした雑用的な仕事を押し付けられる傾向もあります。

 

仕事内容が違う|業種ごとの特徴

業種

「事務職を探したい」

こんな人はまだ漠然としたイメージしか描いていない。

先ほどもご案内させていただきました通り、事務職はカテゴリーが多い。

つまり、何を専門とする事務になりたいのか?

この点が非常に重要になります。

事務職の経験を活かす。

この意味を正しく理解することが大切です。

社会人経験ではなく、どの分野のどんな作業に特化して経験を積み重ねると将来の道が開けるのか?

この点を意識して考えていくことが大切です。

一般事務とは

一般事務とは

一般事務(別名:OA事務)とは以下のような職務が一般的。

  1. 書類のファイリング、管理
  2. パソコンによる営業関連資料の作成、管理
  3. データ入力
  4. 電話、メール対応
  5. 来客応対
  6. 郵送物の手配、発送、仕分け

つまり、お店の入り口として必要な管理データのほぼすべてを手伝う可能性があります。

営業事務とは

営業事務とは

営業事務の場合は、主に求人を出しているのが、営業所。

職務内容は以下のような業務があります。

  • 営業担当のサポート業務全般
  • 勤怠管理、経理精算等の申告関係
  • 社外への注文書、発注書、請求書等の書類作成、管理
  • プレゼンテーション資料の作成
  • 店内レイアウト、ディスプレイの交換
  • 顧客サポート窓口

とにかく来客があった時の対応の数が店舗により大きく異なるのが特徴。

忙しい、きついという店もあるし、暇、楽と思える店もあります。

経理事務とは

経理事務とは

経理事務の職務内容は以下のような業務があります。

  • 社員の採用、退職関連書類の手続きや管理
  • 社員名簿の整理
  • 給与計算、保険料計算

経理とは、会計の一部。

活動の一部又はすべての記録と報告を証明するために行っている業務と言えます。

「終わった」という言葉を使いやすい環境のひとつですね。

総務事務とは

総務事務とは

起業によっては、経理、総務、人事を全て1つにまとめている会社もあります。

総務とは、組織全体に関する事務を扱う業務を意味します。

つまり、会社の運営に必要なものを準備、管理すること。

そうなると、人も物もお金もすべてを管理しなければいけません。

  1. 文房具屋コピー用紙などの備品管理
  2. デスクトップ、ノートパソコン、プリンターなどの設備、備品の管理
  3. オフィス、建物のセキュリティ管理(防犯、防災)
  4. イベント告知
  5. 社内や社外の冠婚葬祭の手続き

いわば、一般事務や経理事務が報告を上げてきた書類を全て意味と内容を添削しながら、処理をする仕事。

法務事務とは

法務事務とは

法務事務の代表的な仕事は、以下のような職務があります。

  • 契約書の作成、管理
  • 取引に必要な資料の作成
  • 用途に応じた書類のテンプレート作成
  • 法律的な問題がないかを確認する作業

社内では、労務管理における内容の相談窓口やサポートを行っているケースもあります。

社外では、顧問となり、知的財産、特許などの管理を代行する業務も行っています。

貿易事務とは

貿易事務とは

事務の代表的な仕事は、以下のような職務があります。

  • 輸出、輸入に関する煩雑な手続きを引き受けて処理を行う
  • 通関に関する書類の作成や申告
  • 船舶や飛行機等輸送経路ごとの手段
  • 輸送される商品の管理
  • 一時保管等の倉庫の管理

求められる専門スキルのひとつに、法律関連の知識、語学力があります。

海外とのコミュニケーションが頻繁に発生する。

この時、柔軟な対応が必要になります。

英語ではなく、英会話、英文のスキル。

中国語ではなく、日常会話、文章説明のスキル。

メールや電話での対応も求めらえることから、必要なスキルはより高度になりやすい傾向があります。

学校事務とは

学校事務とは

学校事務として代表的なのは以下のような職場があります。

  • 書中学校
  • 高校
  • 大学
  • 専門学校
  • 短大
  • オンラインスクール

入学、卒業だけではありません。

  • 体験見学や説明会の資料作成
  • 求人の確認や求人票の管理
  • 奨学金など生徒の届け出関連
  • 住所など個人情報管理

子どもと親、企業という比較的他の業種よりも対応する年齢層が広いのが特徴です。

医療事務とは

医療事務とは

医療事務として代表的なのは以下のような職務があります。

  • レセプト管理
  • 患者の顧客管理
  • 物品発注や納品、管理
  • 電話対応、メール対応
  • カルテの保管や管理
  • 保険請求業務
  • 保健所等との連絡業務

来院された患者様の対応だけでなく、裏方の仕事はかなり多いです。

医療という分野ですが、診療科の違い、病院、クリニックなど規模の異なる環境により同じ医療行為ではないのも大きな違いになります。

このあたりを幅広く対応できるようになるために資格があります。

 

事務職の仕事内容に経験を活かす方法

事務職の経験やスキル

転職活動をすると、多くの失敗経験者はこう話す。

「事務職の経験があります。」

これでは具体的に何の仕事をしてきたのか?何ができるのかが伝わりません。

事務職の仕事内容と業種の特徴

事務職(業種の違い)

一般事務と営業事務は、大きな違いがないと思っておく方が無難です。

  1. コミュニケーションスキル
  2. パソコンスキル
  3. 書類の処理能力
  4. 作業の正確性とスピード

ここまでを一人ですべてこなせるのが、本来の仕事。

しかし、最近はこれだけでなく、以下のようなスキルを求める会社も多くなりました。

  • クラウドサービスの応用
  • CHAT機能によるサポート業務

順にご紹介していきます。

コミュニケーションスキル

コミュニケーション

事務職に入植した人が退職する理由として最も多いのが人間関係。

特に、顧客やお客様対応よりも内部の人間関係に疲れた、きついとなってしまうケースは多い。

事務職は、社員のサポートを行うことが多い。

つまり、社員の中に、以下のような人たちがいると大変です。

  • 苦手な人
  • 嫌いな人

職場の嫌いな人や苦手な人への対処法

職場に苦手な人や嫌いな人がいる時の対処法やおすすめの解決法

人づきあいが上手い人の特徴

人づきあいが上手い人と下手な人の特徴

やりがいがあるばかりではやっていけないのも現実なのです。

社内だけでなく、顧客には癖のある人や会社の担当が多い。

「人」と「人」が関わる窓口業務だからこそ、円滑な人間関係を構築するスキルは必要になります。

結果的にいくら仕事が早くて正確な人でも、対人関係で上手くいかないことで悩んで辞めてしまう。

この点を地域性や年齢層、男女比等のバランスを含めて仕事選びをすることも大切です。

パソコンスキル

パソコンスキル

生活の中ではあまり利用をしない人もいますが、以下のようなソフトを使えるかは重要になります。

  • Word(ワード)
  • Excel(エクセル)
  • PowerPoint(パワーポイント)

資料作成だけでなく、各種書類を作成するノウハウは持っている必要があります。

さらに、タイピング(入力)速度が大きく関係します。

スマホしかほとんど触っていない。

こんな人には最初は、デスクワークに慣れる以前にパソコンを触る事だけで肩こり、腰痛、眼精疲労等で疲労が蓄積します。

結果的に、以下のような理由で退職を考える人は多い。

  • 体調不良による影響
  • 仕事がしんどい
  • 自律神経やホルモンバランスの乱れ

頭痛やめまい、吐き気等さんざ真名体調不良が心配な方はあまり向いていない気がします。

作業の正確性とスピード

作業の正確性と速度

事務職は、基本的に残業ほとんどなしと掲載されている求人が多い。

しかし、これはあくまでその人の速度がその量に合っているから。

仕事の目的は、正確性とそのスピード。

  • 人に説明するのが苦手
  • 伝言を預かるのが嫌い
  • 商品知識を身につけるのが苦手(覚えられない)

このような人には、なかなか向いていない。

パソコン等を扱う事だけでなく、対人に対しても正確性、端的でわかりやすい説明。

こうしたことも求められる時代です。

 

事務職に必要なスキルと向いてない人

事務職に求められるスキル

つまり、自分の仕事を探す上で、以下のような人にには向いていないと考えるほうが無難です。

  • 感染症対策への不安
  • 人の顔色ばかりを気にする

順にご紹介していきます。

感染症対策への不安

コロナ対策

最初は覚えることが大量です。

しかし、いずれは単純作業の繰り返し。

日常の刺激がない!

これも事務職の飽きる要因のひとつ。

しかし、そんなことよりも今は新型コロナ。

新型コロナの影響で、いつ第何波が起こるのかを常に人は警戒している。

これから先のことも考えて、絶対に自分が感染しないようにするというのは難しい。

しかし、社内環境を整える努力を会社はしない。

こういうケースもあります。

例えば、

  • 締め切った室内で換気の徹底をほとんど行わない。
  • 空気清浄機や換気扇がほとんど機能していない

このような空間で社会生活を送ることに不安を感じる人は、オフィスワークは不向きです。

コロナ禍だからこそ、柔軟なリモートワーク対応は当たり前。

このスタイルの人が、営業事務や一般事務を探すとギャップを感じやすいのも現実です。

人の顔色ばかりを気にする

他の人の目が気になる

  • 未経験者歓迎
  • 学歴不問
  • 職歴不問
  • 年齢不問

こんなキーワードに反応する人は多い。

しかし、実際に入植してから人の顔色をうかがう仕事をしていると本当に仕事が進まない。

結果的に、

  • 遅い
  • 仕事ができない
  • 使えない

という3つのキーワードが聞こえてくることも。

 

 

キャリアアドバイザーを使うべきでない理由

使うべきではない

キャリアアドバイザー(別名:転職エージェント)とはどういう存在なのかについても解説しています。

転職エージェントとは

転職エージェントとは?意味やメリット,裏事情を人事担当者が解説

事務職の仕事内容や職種、必要とされるスキルは会社単位によって異なります。

さらに、専門ツールや独自のシステムを採用している会社も多くなってきました。

結果的に、営業事務の経験者でもその会社のオリジナルのソフトなどを利用することで、また0から始める事もあります。

初心者は「大丈夫」を鵜呑みにするな

事務職未経験者や初心者

  • 経験不要
  • 資格不要

こんな求人を見ると、魅力を感じる人は多い。

しかし、その仕事がなぜ求人として出ているのか?

これが最大の疑問なのです。

結果的には、以下のような悩みがあるからこそ、その部署が人手不足になります。

  • ワンマン経営の上司や経営者がいる
  • たくさんの仕事を受けても一人ですべてをこなす必要がある
  • サポートしてくれる人が誰もいない

その人がいなくなった際には?

その仕事量を一気に一人が引き受けることになりますよね?

この覚悟が必要になります。

キャリアアドバイザーの紹介する会社は、基本的には「紹介手数料を即時決済してくれる会社」

これが最優先事項になっているのです。

ですから、支払いが遅延したり、採用のされにくい会社というのはなかなか紹介もしてもらえない。

さらに現場で仕事をしたことがありませんから、あくまで先方の説明をそのまま伝えているしかありません。

よって、事前説明と現場にギャップが生じやすいのです。

十分注意して選択するようにしましょう。

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